チームのチャットの現状:
職場でのコミュニケーションの現状に内側から迫る。
チーム内でチャットする必要性は高まっていますが、予想外の壁にも直面しています。このチームチャットガイドで注意点を確認しましょう。
グループチャット、メッセージベースプラットフォーム、チームコミュニケーションツール、コラボレーションワークスペース、チームコラボレーションテクノロジーなど、呼び名はさまざまでも、「チームをリアルタイムに結集させる」という目標は同じです。
ただし、「チームチャット」(ここではこう呼ぶことにします) が不可欠な人もいれば、その効果に疑問を投げかける人もいます。果たしてチームチャットは生産性にとってプラスなのうでしょうか、マイナスなのでしょうか。
アトラシアンではチームチャットツールの実態をつかむため、ユーザー約 1,300 人を対象にアンケートを実施し、ワークプレイスでの生産性に対する実際の影響を究明しました。
その結果、アトラシアンにとって励みになる新たな事実が判明しました。
さらに、役割、企業、役職の異なるユーザーを対象に、非公式な聞き取り調査も行いました。
チームチャットの軽視は禁物: 仕事の進め方にじわりと影響
現代はかつてないほど労働者の多様化とデジタル化が進んでおり、就業時間と勤務場所が固定された労働形態は、次第に過去のものになろうとしています。このような状況で生産性向上、知識の共有、コンセンサスの構築を図るには、スムーズなコミュニケーションが不可欠となります。そしてそれをリアルタイムに実現するのが、チームチャットツールです。
の企業が
コラボレーションツールを活用
将来、ユーザーの増加を期待1
変化するワークプレース - 共同作業の増加
閉鎖的システム
Fax、電話、メールでさえも、従来のコミュニケーションツールは限定的です。個人の生産性には有効でも、作業の共有には向いていません。
オープンなコミュニケーションプラットフォーム
現在、コミュニケーション様式は様変わりしています。コミュニケーションとコラボレーションをリアルタイムに行うことで、同じ拠点だけでなく、各地に分散するチーム全体で多くの情報が共有されています。
変化する勤務形態
固定的な就業時間は過去のものに。
現在のチームはチャットで作業を共同で進行
チームチャットツールのユーザーは、作業の進行、情報の共有、他のメンバーとの連帯感のために、このツールが不可欠だと考えています。
チャットの効果
チームチャットを利用する効果
連帯感が強まった。
効率性が高まった。
生産性が向上した。
この結果をツイートする。
チームチャットツールのユーザー:
作業の進行、情報の共有、他のメンバーとの連帯感の構築には、チームチャットツールが重要な役割を果たすと考えています。
チームチャットに立ちはだかる壁 (しかも思いがけない壁!)
職場のコミュニケーションツールが仕事以外に使用され、生産性の足かせになると、多くの組織が心配しています。アトラシアンの調査では、こうしたツールの最大の弊害としてオーバーワークにつながりやすいことがわかりました。
常に対応可能
40% が、職場でチャットツールを使用することで、常に対応可能であることについて、同僚からの期待が大きくなったと回答しています。
迅速な対応を期待
チャットツールを「コンスタントに」チェックする回答者は 42%、常にチャットに応じなければとプレッシャーを感じている回答者は 78% にも達します。
常に稼働
就業時間後に受信したメッセージには、10 人中 6 人 (60%) が返答すると回答しています。
頻繁なメッセージ
77% が 1 時間に少なくとも何度かチャットでメッセージを受信すると回答しています。
多すぎるツール
同僚とのコミュニケーションに使用するデジタルツールの数は平均 4.5 種類にのぼり、各状況でどのツールを使用するかについての指示不足が指摘されました。
受信音、チャイム、バイブ、バナー、バッジ、点滅
常に稼働し、返答、対応しなければというプレッシャーを感じています。また他のメンバーにも同じことを期待しています。
常時稼働のワークプレースから脱却: 合図を送り、ボーダーラインを設定
ある人にとっては騒音でも、他の人には甘美な調べとなり得ます。職場で他のメンバーと直接やり取りすることがない遠隔地のメンバーにとって、着信音は心地よい音なのです。
これがひらめき!の瞬間に:
アンケートでは、チームメートから自分の仕事スタイルが理解されているほどチームへの連帯感を抱きやすく、生産性と当事者意識も高いという結果が出ています。また、自分の仕事スタイルを理解してもらうことで仕事がよりはかどるという回答は 39%、メッセージを見逃すことに対するストレスや心配が和らぐという回答は 20% を占めています。
コミュニケーションの騒音にまつわる問題を解決するには、通常より踏み込んだ議論が必要であるといえます。
メンバーは自分との関わり方をチームメートに自由に伝えたいと考えており、明確な合図を送り、ボーダーラインを設定できるツールを求めています。
アンケート結果
同僚から自分のチャットスタイルを理解されている方が理解されていない場合より:
同僚との連帯感を強く感じている。
生産性が高いと感じている。
当事者意識が高いと感じている。
この結果をツイートする。
満足度が高く、思いやりのある職場作りガイド
以下のインサイトはツールの実践に関するものですが、究極の目標は、実務の改善に役立つツールとなることです。個人の仕事スタイルを学ぶだけで、ユーザーが安心感と連帯感を持てることがわかっています。また具体的なガイドラインにより、他の不確定要素が解消される場合があります。
以下はアトラシアンのチームプレイブックから抜粋した、チャットツールを使い始める際の 5 つのガイドラインです。
メンバーそれぞれが自分のボーダーラインを把握し、相手に伝える。
同僚がメッセージを自由に送信できるように、自分の非稼働時間や不在状況を伝える方策を講じます。
仕事以外のやり取りをして、チームの連帯感と能率性を向上する。
共同作業のパートナーについて知ると、作業の効率性・効果が高まります。
オープンなコミュニケーションで曖昧さを回避する。
仕事の状況や内容を詳しく伝えれば、チームメートの懸念は和らぎます。在宅、社外、あるいは仕事に集中して取り組んでいるかなどを明確に伝えます。
コミュニケーションスタイルの多様性を認め、受け入れる。
メンバーそれぞれが自分の仕事スタイルや好きなチャット形態を伝えると、期待事項や稼働状態が明確になり、チーム全員にメリットがあります。
各コミュニケーションツールの用途を明確にする。
同僚とのコミュニケーションには、4 ～ 5 種類のツールを使用するのが通例です。特定の状況でどのプラットフォームを使用するかを明確にすると、目的を絞った、トピックに適したディスカッションが可能になります。
...接続型コミュニケーションプラットフォームも選択肢に入れる。
チームの生産性を大きく高めるなら、毎日使用しているすべてのツールと連係するプラットフォームを検討します。こうしたプラットフォームにはメッセージ以外の機能が組み込まれているため、チームとしてできることが広がります。
新しい方式を実践する際は、よく練習する必要があります。成長を視野に入れて、検証して、大胆に新しいことを試みます。チームメートと交流しながら、仕事やコミュニケーションスタイルについてオープンに会話します。信頼性の高い方式を適切なツールを使って一貫して実践することで、拠点の場所にかかわらず、どのチームも現代的な職場コミュニケーションを確実に図れます。
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適切なツールを使い、信頼性と一貫性のある方法で実践すると
拠点の場所にかかわらず、どのチームも確実に現代的な職場コミュニケーションを図れます。
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