Project Kick-off Meeting


A kickass project kick-off meeting orients your team and moves things forward. Here are our favorite activities to include (don't miss the example agenda page in step 1!).

なぜこれが必要なのか

順調なとき、プロジェクトは十分にオイルを挿した機械のように動きます。なにもかもうまくいかないときは、タイムズスクエアの交通渋滞のように感じられます。最終目標についてチームが合意に至っておらず、別のチームの作業が終わらないのでプロジェクトは停滞。誰かに意思決定を丸投げしたくなるほどです。

プロジェクトのキックオフミーティングの開催は面倒に思えるかもしれませんが、全体として実行するメリットはあります。ただし、適切に実施されれば、という条件があります。マネージャーがただ箇条書きのスライドをめくり、チームが眠っていないふりをするだけであれば、全員の時間が無駄になります。この時間を使って、チーム全員に発言してもらいましょう。

しかし方法はあります。どのプロジェクトでも「適切に」プロジェクトを開始すれば状況は異なってきます。プロジェクトのキックオフプレイは、柔軟性が高く拡張可能です。最小限のアクティビティに留めることも、チームのニーズに応じてさまざまなアクティビティを組み合わせることもできます。

誰に参加してもらうべきか

プロジェクトチーム全員を集めます。後から多くの人に情報を周知するよりも、1 か所に全員が集まるほうが簡単です。

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A solid agenda for your project kick-off meeting gets your team off on the right foot.
スタッフ

チーム全員

準備時間

15 分

所要時間

1 時間

難易度

プレイの実施

The project kick-off meeting is a play-of-plays. Pick a set of activities from the selection below based on what your project needs to succeed.

準備物
準備

ホワイトボードを 5 つのセクションに分割するか、壁に厚手の用紙を 5 枚貼り付けて、コアアクティビティで使用します。各セクションに「ビジョンの説明文」、「推進者」、「機能のスコープ」、「機能以外のスコープ」、「関係者」というラベルを付けます。トレードオフスライダーアクティビティで使用するため、目盛り付きの厚手の用紙も準備して部屋の隅に用意しておきます。

On a separate whiteboard section or piece of paper, write the list of activities you've selected. This will serve as the project kick-off meeting's agenda.

ヒント

このプレイは、構想モードから実行モードに移るときに行います。

ステップ 1

準備する (5 分)

Start with the basics. Welcome the group, and thank everyone for taking time to be there. Walk through the agenda you've chosen, but don't spend time going into a ton of detail about each activity.

Start a new page in Confluence to capture notes and photos from each of the activites. Ideally, someone other than the project owner can be the designated scribe.

アイスブレーカーアクティビティを実施する場合は、ここで始めてください。実施しない場合は、コアアクティビティの作業から始めます。次に時間の許す限り、選んだ複合アクティビティを実施します。

That's all there is to the format. It's meant to be flexible. Refer to the activities below as you plan out the agenda. We included some example agendas, but the key to this play is customizing it to your team's needs. Make it your own, yo!

サンプル

By the end of the kick-off meeting, you might have a Confluence page that looks something like this. 

ステップ 2
ビジョン説明文 (10 分)

プロジェクトの価値と目的を 1 文にまとめます (わずか 1 文です)。

全メンバーが、各自付箋紙にビジョン説明文の案を記入します (2 分)。各メンバーが順番に説明文を読み上げながら壁に貼っていきます (2 ~ 5 分)。付箋紙の内容を 1 つのビジョン説明文にまとめます (3 ~ 6 分)。

社内または社外の顧客の視点でプロジェクトについて検討します。顧客のために解決しようとしている問題は何ですか? また、既存の代替ソリューションについても検討します。自社のソリューションはそれよりもどう優れていますか?

完成した文は次のような形式になります。

「<顧客> を対象とする <プロジェクト名> は <問題/ソリューションの説明文> を実行/提供/解決します。<競合他社/比較するポイント> とは異なり、<差別化要因> です。」

If you can't agree on a vision statement in 10 minutes, run the Elevator Pitch play soon after this session.

推進者 (5 分)

プロジェクトの存在意義を理解します。

チームに、このプロジェクトに取り組む理由を付箋紙に記入してもらいます。顧客、会社、または社内チームのニーズの観点で検討してください。

壁に全員の付箋紙を貼り、類似のアイデアをグループ化します。各付箋紙を読み、チームに自由にコメントまたは質問してもらいます。紛らわしさや不正確さをなくすよう、最善を尽くしてください。ここですべて明確にできない場合は、内容を書き留めて、セッションの後でフォローアップを行います。後でフォローアップとして、問題のフレーミングプレイを実行してもよいでしょう。

プロジェクトの DACI (5 分)

プロジェクトの標準の推進者、承認者、貢献者、報告先を把握します。

Ask everyone to call out their understanding of who should fill the D, A, C, and I roles when it comes to most decisions. These are your defaults – it's ok to modify the DACI for specific decisions as the project moves along. 

不明確さや意見の不一致をできるだけなくしてください。DACI を迷うことなく発表できるのなら、それに越したことはありません。そうでない場合は、このプロジェクトのキックオフセッションの終了後すぐに DACI プレイをすべて通しで実行することをお勧めします。

プロジェクトのスコープ (15 分)

今回のスコープに何が含まれているのかを最初に明確にします。

Back to the sticky notes! Have everyone write down what they feel should be in and out of scope for the project. This might be features or tasks, or which problems will be solved. You'll probably get a mixture of both, actually.

Go around the room and ask everyone to talk through their ideas. Then put their stickies up in the Functional and Non-functional scope areas, as appropriate. Even after talking it all through, there'll still be some uncertainty. Make a note to follow up on them after the session.

トレードオフスライダー (10 分)

小さな意思決定なら、自然と迅速に処理できます。

Refer to the Trade-off Sliders play for full instructions. Don't spend a ton of time discussing and sliding the dots around. Treat today as a quick gauge of how close your team is to consensus already. If you're not, follow up with the full 30-minute play.

プロジェクトタイムライン (10 分)

これから、どのような流れで取り組むのかを簡単に説明します。

Draw a horizontal timeline. Label the left endpoint as "today", and leave the right endpoint unlabeled. Mark the milestones you know about already. E.g., early user testing, wireframes complete, rollout to customers, etc. As a group, predict when you'll hit these milestones and what pieces of the project need to be complete for each.

Remember: these are estimates, not blood oaths. Make your best guesses, but don't stress too much about precise planning right now.

ヒント

Involve team members with diverse skills sets in the "ready to go" phase. This helps you capture all aspects of the project, and develop a shared understanding.

ステップ 3

複合アクティビティ

If you feel like the core activities are all your project needs, that's cool. But if you can make time, one or two of these might make the kick-off meeting even more successful.

アイスブレーカー (10 分)

If this team hasn't worked together before, keep it simple. Everyone introduces themselves and what their role is. If the kickoff is focusing on a specific challenge, aim to have a theme that gets your brains working a bit more.

エピックジャーニー (30 分)

Take 10 minutes to do an initial break-down of the epic-level issues for the project. Or draw a flow-chart of the user journey. Then spend 20 minutes talking through each piece. Ask questions like:

  • どのようなユーザーペルソナが関与しますか?
  • ユーザーエクスペリエンスのどこに当てはまりますか?
  • その要素に依存している他のエピックやワークストリームはありますか?
  • 含まれていないものは何ですか?

 

アーキテクチャのウォークスルー (20 分)

これは主に、ソフトウェアプロジェクトで実施します。アーキテクトにこのアクティビティに参加して、リードしてもらいます。

アーキテクトに、新しいシステムの概略図を描いてもらいます。約 10 ~ 15 分でその図について説明します。アーキテクトのビジョンをグループの全員がよく理解するまで、自由に質問をしてもらいます。

Optional extra: Ask everyone to call out places they see risks in the architecture and dependencies introduced. Note them up on the diagram, allowing each person to talk through their ideas. Make sure to write these down or capture them in some way!

依存関係に基づくタイムライン (20 分)

Take all the sticky notes from the scope exercise and create a tree of dependencies, starting from the first item that other things depend on – both up- and downstream dependencies. Use a different color for work from stakeholders or external teams.

Walk through the tree, noting any hard deadlines or pre-existing expectations. As you work through the tree, make sure everyone understands what's driving the dates.

後で外部チームにフォローアップできるように、判明したリスクを書き留めておきます。

成功要因 (10 分)

このプロジェクトが成功したと言える要素について、全員に記入してもらいます。それぞれのアイデアを貼り出します。各要素の測定方法について話し合い、指標ごとに大まかな目標値を決めます。

RAID (15 分)

全員に、次のポイントについて付箋紙に記入して壁に貼ってもらいます。

  • Risks (リスク) - 発生する可能性があり、プロジェクトの品質やタイミング、コスト (またはその組み合わせ) に影響すること。
  • Assumptions (前提) - 現時点では計画の基盤となる事実。それが変化することでリスクや問題が生じる可能性があります。
  • Issues (問題) - 既に発生しており、プロジェクトに悪影響をもたらすこと。
  • Dependencies (依存関係) - プロジェクトを成功させるために (定期的に、または単発で) 実行または提供する必要があること。

Group similar points together, and discuss. Make sure to create JIRA issues for any follow-up tasks coming out of this, and add them to the project plan.

コミュニケーション計画 (10 分)

Nobody likes meeting about meetings, but... Figure out how the team is going to manage communications. What sort of info should go on Confluence pages? Will you create a HipChat room for the core project team to use? Will you hold daily stand-ups? Or periodic check-ins?

プロジェクトチームのヘルスモニターセッションはどのくらいの頻度で行いますか?

If stand-ups or other regular meetings will be part of the project, try to book them right then and there. It's easier when you can talk about who can shuffle which parts of their calendar around.

サンプル

弊社がアイスブレーカーアクティビティで好んで使用している質問やテーマについてご紹介します。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

ヘルスモニターを見る

その他のパターン

キックオフのリプレイ (30 分)

「もう 1 回!...」 🎤

プロジェクトのキックオフが関係者に重点を置いたものであれば、チームに重点を置いたリプレイセッションを行うとよいでしょう。ごく短時間で簡単に実行できます。

元のセッションで使用したすべての用紙、ホワイトボードの写真などを掲示します。セッションの進行を詳しく説明しながら、必要に応じて質問やディスカッションの時間を取ります。ここでは、チームにとってまだ不明確な点を明らかにする必要があります。すぐにフォローアップが必要な項目、しばらく静観する項目を特定します。

フォローアップ

Between the core and the mix n' match activities, you probably have a few follow-up tasks distributed amongst the team. Create JIRA issues to manage them so it's easy to know when progress is (or isn't) being made.

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