ミーティング議事録テンプレート

ミーティングの招待状を送信する前に、ミーティングの議題を作成して、自身と参加者にとって意味のあるミーティングにするための要素がすべて揃っていることを確認しましょう。表では、ミーティングの日付の追加、参加者のタグ付け、目標とディスカッションのトピックとその担当者の追加を行います。ミーティングの前や最中に必要となる情報へのリンクも含めておきます。契約書や指示書のページのほか、何であれツイートよりも長い情報は、事前に読んでもらう必要があれば参加者に通知します。

ミーティング議事録ページで参加者をタグ付けすると、その人に Confluence またはメールで通知が届くため、タグ付けされた人がメモを確認できるようになります。ミーティングの招待状に議事録ページを追加して、あとで検索しなくても済むようにしておきましょう。日々の業務に追われ、何よりもデータを頼りにしているような場合は、ページの分析結果を開きます。ここでは、誰がページを見たかを確認できます。ページの確認が必須なのにまだ To Do リストに載せたままになっている人に対しては、ちょっとした通知も送れます。

自分自身で議事録を取らない場合は、ミーティングで話し合う項目やアクションアイテム、決定事項を記録する人を決めておきましょう。ミーティングに全員を集めたのはあなた自身なので、議題にそって時間どおりに進行するのもあなたの仕事です。議題と直接関係のないことに関してはあとで話し合えるようにしておきましょう。議題を一通り話し終えたら、議論の重要点をまとめ、次に何をすべきかを決定し、アクションアイテムの締め切りについて合意を取り付けます。

ミーティング議事録テンプレートを使ってページを作成したら、あとは Confluence に任せましょう。Confluence ではアクセスしやすいようにサイドバーにすべてのミーティング議事録のインデックスが自動的にまとめられます。ページツリーの親ページから始めることも、関連するミーティングページをドラッグアンドドロップして、好みの順番に入れ替えることもできます。ページの存在を参加者に通知することで、今後は参加者もそのページを参照できます。