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What is knowledge management?

Knowledge management is the process of creating, curating, sharing, utilizing and managing knowledge across a whole company and even across industries. 

検索エンジンは、ナレッジマネジメントを簡単に見せます。検索エンジンは、世界的につながった巨大なナレッジベース (別名インターネット) を利用しています。トピックを入力するだけで必要な情報が手に入ります。キーを叩けば、終了です。しかし、会社にとっては、ナレッジマネジメントは面倒なものになるかもしれません。

The good news? There’s plenty of helpful information out there on how to get it right––and you’ll find a lot of it right here (No googling necessary). You’ll get tips and advice you need to make your knowledge management practices effective all across your company.

Tacit, explicit and implicit knowledge

It's important to remember that knowledge management is a constant cycle of taking knowledge that's tacit or implicit, and enabling its availability in the form of explicit knowledge. Say what? Let's take a step back and understand the 3 different types of knowledge that exist.

暗黙的なナレッジ:個人の経験、前後関係、慣行から生まれたナレッジです。このタイプのナレッジは頭に刻み込まれているため、他の人に伝えることが困難です。暗黙的なナレッジは経験や直感を基にしているため、他の言語を話すときのように、優位性のある大きな利点となります。同時に、ナレッジマネジメントシステムを実装する際には、大きな課題にもなります。

明示的なナレッジ:体系化されたナレッジです。または、すでにドキュメント化されている、アクセスしやすいナレッジです。 そのシンプルな性質のため、明示的なナレッジは、ナレッジマネジメントシステムでの格納や取得がずっと容易です。課題点は、レビューと更新が確実に行われるようにすることです。

Implicit knowledge is embedded in process, routines, or organizational culture. It can exist in a formalized format, like a manual or written guidelines, but the knowledge itself isn't explicit. Instead, it often lives in the way an organization runs.

ナレッジマネジメントサイクル

3 つのタイプのナレッジを理解すると、社内のナレッジをどう管理すべきか、理解を深めることができます。適切な方法で行うと、価値の創出やイノベーションの促進の助けとなり、目標の達成が容易になります。これが、世界中の組織でこのシステムが使われている理由です。また、協力して効率的に働くために、多くの企業がナレッジマネジメント戦略や指針を頼りにしています。

ナレッジマネジメントが成功への秘訣である理由

Effective knowledge management harnesses the knowledge of people throughout your organization, and then easily shares that knowledge between staff members. You don’t lose any of that critical thinking when someone goes on vacation, gets sick, or leaves the company. You can use knowledge management to develop a knowledge base that includes everything from documents that support frequently asked questions to troubleshooting tips or foundational information about your subject matter. From a big-picture standpoint, it will enable you to:

ナレッジマネジメントの利点

価値を生み出す。 適切な人に、適切なタイミングで適切な情報を提供します。

Foster innovation. Use shared knowledge to inspire brainstorming, collaboration and big ideas.

目標を達成する。 チームが目標を設定し、実際に達成できるようにします。

Once you have a plan in place, you’ll start to see more-concrete returns on your investment. For organizations large and small, knowledge management puts content at the fingertips of those who develop and provide your products and services. This is a benefit on its own, but it also helps shorten development cycles for new initiatives; increases connectivity between internal and external personnel; enables more effective management of business enviornments; and leverages the intellectual capital and assets in your workforce.

There is something in knowledge management for everyone

Whatever your business or market, people throughout your organization have valuable knowledge worth sharing––we’re talking everyone. With a plan in place, workers across disciplines and departments can access your company’s knowledge base to solve problems and prevent future ones (not that we’re being pessimistic). Although it can (and should) be used by any team, knowledge management usually works best with teams that have repetitive processes as it helps prevent duplicate work.

通常、ナレッジマネジメントを使用している部門は、IT、カスタマーサポート、人事、法務などです。マーケティングや財務でも使用しています。なぜでしょうか。こうしたすべての部門に、チームや組織全体で継続的に共有すべきナレッジがあるからです。注目すべき例は、IT およびカスタマーサポート用のナレッジセンターを活用したサポート (KCS) です。これは、複雑な課題を迅速に解決するために広く使われている方法となっています。



How to implement knowledge management (in a few reasonable steps)

Knowledge management can be complicated, but it isn’t brain surgery. Just remember, even after you’ve implemented a knowledge management system, the work is ongoing. There’s a constant cycle of adding new material and eliminating items that are outdated, as well as the discovery of hidden knowledge.. It’s important to assign someone to own the content, so it’s always fresh. Here are the other key steps to making it work for you and your organization.

1. Identify your business situation and develop objectives and goals.

最初に会社の内部分析を行うことで、ビジネスニーズの方向性に合わせてナレッジマネジメントシステムを調整できます。

2. Prepare your organization for implementation.

これは重大な取り組みであることを認識します。文化的な変化が求められます。全員に関わってもらうことで、誰かがやり過ぎてしまうことを避けます。

3. ナレッジマネジメントチームを結成する

とても簡単なことに見えるかもしれませんが、組織がどれくらいこれを忘れるかを知ったら驚くでしょう。新しいプロセスの実装における最初のステップは、誰かを責任者にすることです。

4. Conduct a knowledge audit.

Do some detective work. Poke around. See what knowledge is buried, and where it’s buried. Find out what’s missing, and begin to set the stage for what you want to do. For tacit knowledge, this process requires observation, interviews, or surveying the experts.

5. テクノロジーニーズを判断し、それらのニーズに優先順位を付ける

Get a little techy. Figure out what tools you’ll need to implement knowledge management. Plan for the costs now. It’ll be easier to incur them later.

6. ナレッジマネジメントシステムの主な属性と機能を判断する

Figure out what you want your system to look like. Then make a list. Make sure everything lines up internally––that the  technology and scope will lead to the profitability, results, and happy stakeholders you need. Not sure what to look for? Check out the next section for a few ideas.

7. Put everything you know in one place.

You have a lot of knowledge. But it’s everywhere. Aggregate your knowledge with a solution provider that provides a single repository, one that’s simple to use and easy to access. This knowledge base makes it easy for people throughout your organization to learn and to serve your customers. And makes life a lot easier for all involved.

8. Measure and improve your program.

Once it’s launched, step back and take a gander. Measure what’s working and what isn’t. Adjust accordingly. Update constantly. Don’t let things get stale. People hate stale.

What to look for in knowledge management software

Great software makes knowledge management simple. So before you jump into implementation, ask yourself these questions:

  • Does it promote and foster collaboration and communication?
  • Can people in your organization label, share, and organize content?
  • Can you customize it and add functionality?
  • 組織のニーズの変化に適応できるだけの柔軟性があるか?
  • シームレスな移行を処理できるか?
  • 組織の成長に合わせて拡張可能か?
  • システムはどれくらい安全に保護されるか?
  • 測定可能か?
  • 簡単かつ直感的に操作できるか?
  • How powerful is the search engine?
  • 情報を異なるプロジェクトやトピックなどに分けることができるか?
  • 既存のソフトウェアと統合できるか?
  • Does it allow flexible permissions?
  • Are there social media-style elements such as “liking” and “commenting?”

機能性は別として、ナレッジマネジメントシステムは、ニーズ主導のシステムであること、そして、アイデアやイノベーションの創出、ナレッジを共有する文化やコミュニティの育成、専門知識の発見や構築、フィードバックの促進などを実現できることが、何よりも重要です。

needs-driven knowledge management system

Put knowledge management to work for you, today

There’s no doubt that effective knowledge management can have a significant impact on how you run your business, and on how you interact with your customers.

Figure out how to put knowledge management to work for you and your organization, starting now. Because, why wait?