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HubSpot + アトラシアン

How to create a high-performing hub for teamwork, transparency, and communication


HubSpot のチームは通信とコラボレーションを Confluence に頼っています。しかし、従業員とページの数が増えるにつれ、情報の見つけやすさとパフォーマンスの課題も増えました。HubSpot は、Wiki 製品 & ナレッジマネージャーを雇用し Data Center へ移行してアプリを統合することで、ペースが速く透明性の高い企業文化を支援してくれる貴重なソリューションを得ました。

中小企業の成長基盤である HubSpot は、人間味のあるマーケティングとセールスを支援するために設立されました。HubSpot のソリューションでは、不愉快で人間味のない広告やメールを送りつける代わりに、関連コンテンツや役に立つコンテンツを通じて企業が新しい顧客を獲得できるようにします。

HubSpot は社内でもこのミッションを守っています。全世界にいる 2,600 名以上の従業員のために透明性の高い企業文化を築いており、従業員が Confluence で公開する様々な役立ちコンテンツがその企業文化を支えます。

HubSpot は Confluence Server から Data Center に移行し、いくつかのアプリでプラットフォームを強化することにより、パフォーマンスに優れた簡単に使えるハブを開発し、通信、コラボレーション、透明性を高めています。

HubSpot のハブに時間とリソースを注ぐ

HubSpot が Confluence を導入して以来、グローバル組織は主要情報源として Confluence を利用するようになりました。経営層はビジネスの最新情報や新しいオフィスなどの重要な告知に Confluence を利用し、マーケティング部門はプロジェクト計画に利用しています。また、製品部門ではドキュメント作成に利用され、販売部門とサポート部門ではナレッジベースとして利用されています。人事部門では新しい手当の通知や採用戦略に、ビジネスイネーブルメント部門ではドキュメント作成に利用しています。Wiki 製品 & ナレッジマネージャーの Ciaira Castorena は「知りたいことや、知らせたいことがあるときは、[Confluence] を使います」と説明しています。

しかし、従業員と Confluence ページの数が増えるにつれ、必要なときに正しい情報を探すことが困難になりました。また、ピーク時の読み込み時間が遅くなり、時には予期せずに停止することもありました。

HubSpot の従業員は情報の取得や作業の遂行を Confluence に頼っているため、会社経営陣は従業員の成功をサポートするために企業インフラと人材に投資しました。Confluence コンテンツの管理を専門に行い、課題を解決し、成長を見越して計画できる Wiki 製品 & ナレッジマネージャーを雇用しました。コラボレーション ソフトウェアとコミュニティ管理についての豊富な知識を持った Ciaira は適任でした。

Confluence によって、会社の誰もが平等に参加し、質問し、発言する機会が与えられ、今の従業員の孫の代まで誇りに思えるような会社を築くことを目指しています。

Katie Burke

最高人材活用責任者

How to create a high-performing hub for teamwork, transparency, and communication

このケーススタディは PDF としてダウンロードして、オフラインで参照できます。

Ciaira はこの可能性に満ちた新しい機会に胸を躍らせました。未開発の役割を受け入れ、さっそく仕事に取りかかりました。まず、Confluence の全容を学び、世界中の従業員がどのように HubSpot を利用しているのかを深く理解する、という 2 つの目標を立てました。「最初にインスタンスを徹底的に調べ、会社の人々に質問して回りました」と Ciaira は説明します。「皆が Confluence をそれぞれのやり方で使用していることは分かっていたため、ダブリンのオフィスにまで出向いて、そこの人々にも加わってもらいました」

Ciaira は調査内容をまとめて問題点を把握した後、計画を練り始めました。最初の課題は、ダウンタイムを最小限に抑え、コンテンツが簡単に見つかるようにすることです。

知りたいことや、知らせたいことがあるときは、[Confluence] を使います。

Ciaira Castorena

Wiki 製品 & ナレッジマネージャー

円滑なアップグレードと移行のためのコラボレーション

ダウンタイムを解決するために、Ciaira はシステム メンテナンスとアップグレードの面で HubSpot のシステム オペレーション チームに協力をお願いすることにしました。彼女とよく一緒に働くシステムエンジニアの Matt Krohn は、協力作業によってすべてが円滑に進むようになったと同意します。「アップグレードをテストしながら Ciaira とチャットできるのはいいですね。『これはいい』とか『これはうまくいっていないみたい』などとすぐに教えてくれます」

Ciaira と Matt が連携した大型プロジェクトの 1 つは、Confluence Server から Data Center への HubSpot の移行でした。Ciaira は経営陣に対し、Server から Data Center に移行して短期的にパフォーマンスを向上させるのと同時に、長期的な成長を見越した基盤を作るよう勧めました。プロジェクトが承認されると Ciara は Matt に連絡を取り、計画プロセスを開始しました。

リスクが高かったため、最初から協力して課題を最小限に抑えました。「Confluence は私たちが使用する中で最高の可視性を持つツールですから、計画もなしに勘に頼ってアップグレードしたくありません」と Matt は話します。「経営層は Confluence を常に使用しているので、Confluence に障害が起きればすぐに気付くでしょう」

Matt の最初のタスクは、Data Center について学び、移行要件を理解することでした。調査を進めると、HubSpot はまずデータベース管理システムを移行するべきだという点に気付きました。Matt は「Confluence の徹底整備を行う限り、データベースも最終的には MySQL から PostgreSQL へ移行した方がいいと決めました。簡単ではありませんでしたが、皆でやり遂げました」と説明します。 

PostgreSQL の実装が完了した後、Matt と Ciaira は Data Center に着手しました。何か月にも及ぶ協力作業を経て、概念の完全実証と膨大なテストを完了しました。この準備は報われ、Data Center への移行はスムーズに完了しました。実際、HubSpot にとってはごく平均的な作業内容だったようだと Ciara は振り返ります。以来、人気の投稿が社内で急速に拡散するときでさえ、想定外のダウンタイムは発生していません。また、HubSpot のエンジニアにとっては新しいノードを AWS のクラスター追加するのは非常に簡単な作業です。 

「自動化ツールを使用して新しいノードをスピンアップし、すべてを新しいノードに移行して、古いノードをはずせばいいのです。とても簡単です」と Matt は言います。Ciaira も「サーバー接続に関するエラーメッセージの報告が減りました。またコンテンツの読み込みが速くなりました」と付け加えます。Confluence マネージャーとユーザーにメリットをもたらした移行は大きな成功を収め、HubSpot の成長とともに成果を出し続けるでしょう。 

Confluence: HubSpot の透明な文化への鍵 

Ciaira は移行以来、コンテンツを簡単に見つける方法と Atlassian Marketplace からアプリで Confluence をカスタマイズする方法に重点を置いています。アーカイブと分析の実装から、より洗練されたパーソナライゼーションまで、HubSpot の透明性と情報共有へのコミットメントによって変更が促進されています。「透明な職場環境は、より強い信頼と団結に結び付きます。これはグローバル組織にとって成功への最も重要な要素だと言えます」と最高人材活用責任者 Katie Burke は話します。Confluence によって、会社がこの先も透明性を保つための基盤を築くことができました。誰もが平等に参加し、質問し、発言することで、今の従業員の孫の代まで誇りに思える会社にしていけるでしょう」 

Ciaira とそのチームが始めた Confluence 向上プロジェクトはこれからも続きます。Ciaira は将来的に、従業員が必要な情報を得られて、つながりを保つ方法を改善していきたいと考えています。そのため、Confluence テンプレートの構築とその使用の促進、トレーニングプログラムの作成、追加カスタマイゼーションの検索などによって、人材がさらに貢献できるようにしていくとのことです。

「過去のプロジェクトの多くは、成功に導くための基盤の強化と問題解決についてでした」と Ciaira。「これからは、安定してきた環境を活用して機能を拡張し、より洗練された、エンタープライズに値するユーザーエクスペリエンスを作ることに重点を置きます。これからが本当に楽しみです」

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